5 étapes pour préparer un salon exposant

Étape 1 : faire son choix parmi les salons exposants

Il est certain que vous ne pourrez pas participer à la centaine de salons exposants ayant lieu chaque année en France. De ce fait, il vous faut centraliser vos dépenses et vos efforts de préparation sur les événements professionnels les plus adaptés à votre stratégie de communication et de croissance. Afin de sélectionner les salons auxquels vous comptez participer, assurez de savoir quels profils auront les visiteurs attendus, les autres exposants, les modalités de participation et les stands annexes proposés au public. 

Pour définir quels salons privilégier, il est également crucial que vous ayez au préalable défini vos objectifs. Souhaitez-vous vendre vos produits, présenter vos nouveautés et votre équipe, rencontrer de potentiels clients et partenaires ou renforcer votre image de marque ?

Enfin, tous les événements ne nécessitent pas le même investissement. La fourchette varie de 5 000 € à 15 000 € pour un espace de 10 à 20 m², auxquels il faut encore ajouter une enveloppe budgétaire dédiée à la communication, la décoration, la location du matériel et l’animation de votre stand. 

Décider du choix des salons exposants est donc stratégique pour bénéficier d’un impact positif et d’un retour sur investissement à la hauteur de vos attentes. 

Étape 2 : Concevoir un stand exposant soigné et attractif 

Un stand est le reflet de l’image de votre entreprise et doit ainsi être attrayant et particulièrement bien pensé. 

Avant de vous lancer dans ses plans, il est nécessaire de vous procurer le guide technique imposé par l’organisateur. Celui-ci vous informe sur les hauteurs à respecter, les distances obligatoires, ainsi que les consignes de sécurité. Mieux vaut donc être en sa possession afin que votre projet soit validé sans coûts supplémentaires. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les notions pratiques d’agencement, vous pourrez choisir une formule sur mesure et faire appel à un standiste.

Un stand réussi est : 

• un lieu fonctionnel qui facilite le flux de circulation des visiteurs ;
• délimiter par différents espaces animés ;
• attirant grâce à des matériaux et des coloris choisis en accord avec votre identité. 

L’emplacement de votre stand est un autre facteur clé de succès. Les meilleures places sont très convoitées, nous vous conseillons donc d’anticiper votre réservation 3 à 6 mois avant son commencement. N’hésitez pas à solliciter vos partenaires pour vous aider dans votre choix. Être situé près d’eux vous offrira une belle synergie propice aux visites. 

Étape 3 : Inviter, communiquer et animer 

Plusieurs options s’offrent à vous pour inviter vos clients et les informer de cet événement auquel vous participez : 

• diffuser un emailing faisant part de votre présence, du programme d’animation et des indications utiles pour vous trouver (stand, allée, étage) ; 
• mettre en place un bandeau en signature de mail avec les dates, les modalités pratiques et un lien vers le site web du salon ; 
• publier plusieurs posts sur vos réseaux sociaux professionnels. 

Gardez en tête que l’objectif principal de votre présence est de pouvoir rencontrer vos partenaires, vos clients et vos prospects. Prévoyez également de les prévenir au moins trois semaines avant le jour J et suscitez leur intérêt avec un programme d’animations rythmées. 

Parallèlement, nous vous conseillons d’envoyer une invitation personnalisée à vos relations presse. Ils pourront ainsi envisager une visite de votre stand, et peut-être même une interview de votre entreprise. 

Pensez par ailleurs à créer des outils de communication réutilisables après le salon (maquettes, plaquettes, vidéos) et à rédiger une actualité dédiée au salon sur votre site web. 

Étape 4 : Assurer le jour J et marquer les temps forts 

Votre stand est monté et prêt à accueillir les premiers visiteurs ? Parfait, il est maintenant temps d’assurer et de briefer une dernière fois vos équipes ! Elles doivent maîtriser ce qu’elles ont à faire et être en mesure de distinguer le visiteur potentiellement client, du visiteur « touriste ». 

Pour ce faire, prévoyez un moment d’échange avant l’ouverture au public et profitez de cet instant pour : 

• prendre vos marques ; 
• connecter vos ordinateurs et écrans ; 
• accueillir les conférenciers, les animateurs et vos commerciaux ; 
• échanger et répondre aux interrogations de chacun, pas de place à l’improvisation. 

Assurez-vous que les temps forts de votre stand (animation, démonstration, conférence, quiz, etc.) soient connus de tous afin qu’ils génèrent un maximum de visites. Vous pourrez ensuite les relayer facilement sur vos réseaux sociaux. 

Étape 5 : Profiter des retombées de l’après-salon

Le salon se termine, la pression et l’adrénaline redescendent, il est désormais temps de tirer profit des efforts soutenus entrepris. Tout d’abord, pensez à remercier chaleureusement vos clients et partenaires de s’être déplacés. Dédiez-leur des posts sur vos réseaux sociaux et sur l’actualité de votre site web. 

Faites le bilan sur les demandes de rendez-vous ou les commandes reçues tout au long du salon. Celles-ci doivent être traitées prioritairement dans un délai d’une semaine. Certaines de vos relations ne sont finalement pas venues vous rencontrer ? Prouvez l’attention que vous portez à votre relation commerciale en leur envoyant un email ou en les contactant directement par téléphone.

Plusieurs moyens existent pour mesurer efficacement le ROI d’un événement professionnel, et vous assurer de son intérêt.

Préparer un salon exposant, une salle d’exposition, de même que concevoir un planning unique et innovant ne s’improvise pas. En tant qu’organisateur, Les Salons de l’Aveyron et leur équipe qualifiée d’experts événementiels vous accompagnent tout au long de sa préparation et de son déroulé. 

Nous optimisons vos contraintes logistiques pour vous permettre de rester concentré sur l’essentiel : échanger et briller auprès de vos partenaires, vos clients et vos prospects !