9 raisons d’organiser un séminaire hybride en digital et présentiel

Qu’est-ce qu’un événement hybride en digital et présentiel ?

Un évènement hybride est une réunion ou un séminaire organisé sur un lieu physique, retransmis simultanément auprès d’une audience présente en ligne et située à des endroits totalement différents. 

Cette audience peut être composée de clients, de collaborateurs ou d’associés, et tous peuvent être en mesure d’interagir avec l’animateur de la réunion. 

Ce type d’organisation convient très bien aux :

• plénières commerciales, séminaires, formations, conférences, networking, ateliers, expositions, lancements de produits, etc. 

Un séminaire hybride en digital et présentiel est donc organisé en ligne et de manière offline. 

Les participants peuvent selon différents critères tels que leurs disponibilités ou leurs contraintes, choisir de participer en physique ou en ligne. 

Quelles que soient leurs possibilités, faire le choix de ce format de séminaire est bien plus d’une simple retransmission virtuelle ; il s’agit d’une totale alliance proposant un degré d’interaction, un partage d’expérience et un contenu, identiques à tous les spectateurs.  

Les 9 principaux avantages à créer des évènements hybrides 

1-Maintenir l’engagement auprès d’une entreprise

Confinement, déconfinement, distanciation ; le futur du secteur événementiel est encore difficile à envisager aujourd’hui. 

La priorité et les doutes actuels des dirigeants concernent l’engagement de leurs :

• clients ;
• collaborateurs ;
• communauté ; 
• partenaires commerciaux. 

Si la rencontre en face à face est indéniablement le moyen le plus puissant de générer du changement et de l’adhésion, la solution “en ligne” se présente comme une solution évidente à adopter au plus vite. 

Par contre, toute personne ayant déjà organisé des webinaires et des visioconférences, aura certainement remarqué que l’expérience et les sensations diffèrent totalement de celles ressenties lors d’un événement physique. 

À mi-chemin entre le physique et le virtuel, l’hybridation des rassemblements semble être la réponse aux contraintes actuelles que connaît notre société. 

2-Augmenter sa cible potentielle grâce à la formule hybride

En plus de créer des opportunités d’échanges entre des personnes présentes physiquement et d’autres participants en ligne, les rencontres hybrides apportent plus de flexibilité, et aident à toucher une cible potentiellement plus large.

La complexité de la situation sanitaire rend le rassemblement d’un grand nombre de participants compliqué, voire parfois simplement impossible. 

Lorsque cette solution est envisageable, les bonnes conditions sécuritaires doivent encore être réunies.

3-Disposer d’une plus grande flexibilité

Un séminaire hybride en digital et présentiel apparaît plus efficace qu’un format 100 % digital dans la création d’un sentiment d’engagement des participants.

Vous êtes libéré des contraintes liées :

• à la taille de votre audience ; 
• aux zones géographiques de vos participants. 

L’équipe restreinte en présentiel bénéficie d’un service haut de gamme et personnalisé, que tous les participants peuvent avoir le sentiment de partager avec eux. 

4-Limiter les déplacements massifs et limiter les frais

N’importe quels collaborateurs et intervenants dans le monde sont en mesure de participer à votre évènement sans pertes de temps dans les transports, les transferts aériens et les réservations d’hôtels. 

Par ailleurs, le fait de ne pas dépenser de frais dans les déplacements et les hébergements est un atout indéniable dans la gestion des potentiels convives et des animateurs. 

5-Diminuer l’empreinte écologique de son entreprise

Autre avantage considérable, un événement hybride contribue à rendre votre entreprise davantage écoresponsable. En communiquant sur cet aspect, vous transformez la contrainte en la rendant positive, car profitable à notre planète.

Un levier marketing puissant qui restera très présent ces prochaines décennies, autant le mettre en avant ! 

6-Bénéficier d’une durabilité des contenus

La mise en place d’un évènement hybride vous apporte une importante durabilité de vos contenus. 

Les temps forts étant enregistrés, vous êtes libre de les réutiliser ultérieurement en ligne en replay ou lors de sessions de formations par exemple.  

Selon vos besoins, il vous sera possible de les partager, les amplifier et même de les démultiplier.

7-Organiser un événement hybride comme investissement

Pour terminer, en raison de la portée augmentée, les évènements hybrides permettent un retour sur investissement accru. 

Considérez également que par la nature de cette hybridation, vous récupérez un grand nombre d’informations et de données concernant la participation à chaque moment de votre évènement.

8-Bénéficier d’outils indispensables pour un séminaire hybride réussi

La salle de réunion :

Pour une organisation optimale de votre séminaire hybride et présentiel, le choix du lieu et de la salle dans laquelle celui-ci se déroule est primordial. 

Afin que les mesures de sécurité sanitaires soient respectées, celui-ci doit être en mesure d’accueillir les orateurs ainsi que l’équipe technique dans un espace suffisamment grand et fonctionnel.

En choisissant un espace dédié à ce type d’évènement tel que Les Salons de l’Aveyron à Paris, vous mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre évènement  grâce  à la mise en place d’agencements techniques optimisés qui captera à coup sûr l’attention de votre auditoire. 

Le débit internet :

Qui dit évènement digitalisé, dit forcément connexion optimisée ! 

Un bug informatique en pleine présentation est le pire scénario à envisager et à anticiper. 

Pour se faire, choisissez un lieu disposant de la fibre dédiée et capable de vous communiquer un test complet de bande passante. (Débits montants et descendants garantis sécurisés).

9-Profiter d’un accompagnement et de conseils sur mesure 

Un évènement hybride digital nécessitera également une équipe technique compétente en mesure d’effectuer les bons réglages audios et vidéos, pour que l’image diffusée soit d’une qualité irréprochable. 

Découvrez nos solutions Connect TV  incluant 3 dispositifs qui pourront s’adapter à votre budget et à vos objectifs ! 

Comment préparer au mieux son séminaire hybride digital et présentiel ? 

Votre principal objectif ? Capter et maintenir l’attention de votre audience ! 

Cet aspect se complique lors de réunions virtuelles, en effet le public a tendance à surfer sur le web ou les réseaux sociaux au lieu d’être entièrement attentif à votre élocution. 

Voici quelques conseils pour limiter au maximum ce comportement : 

• variez les contenus pour plus de dynamisme (vidéos, infographies, audios, etc.) ; 
• privilégiez les formats courts pour que les propos restent les plus clairs possibles ;
• rythmez les intervenants et les animations pour inciter votre public web à rester attentif ; 
• insérez des animations auxquelles les participants en ligne et physiques peuvent participer simultanément. 

Pour que votre séminaire soit engageant et réussi, faites preuve de créativité, d’innovation et proposez à votre audience des contenus qui sauront susciter leurs émotions.  

Vous l’aurez certainement compris, organiser un séminaire hybride en digital et présentiel est un atout non négligeable pour votre stratégie de communication, votre marketing et votre culture d’entreprise. 

Même si le “phygital” ne remplacera jamais un rassemblement physique, il sait aujourd’hui se rendre incontournable au sein du décor évènementiel actuel et à venir.

Les Salons de l’Aveyron à Paris vous accompagnent et vous garantissent une expérience unique aussi bien pour vos participants que pour vous organisateurs. 

Acteur majeur dans l’organisation de vos événements professionnels, situé à Paris Bercy (près de la gare de Lyon), contactez-nous dès à présent pour nous faire part de votre projet.