Quels sont les formats d'événements adaptés au contexte sanitaire ?

Privilégier les séminaires en petits formats à taille humaine

La crise sanitaire que nous traversons mondialement rend l’élaboration d’événements professionnels tels que nous les connaissions, c’est-à-dire réunissant plusieurs centaines de personnes, inenvisageables pour un temps encore indéterminé à ce jour.

Le besoin associé à l’envie du public et des organisateurs de se retrouver reste néanmoins fortement présent.

De nouveaux concepts ont dû être inventés pour répondre à cette demande, comme celui du séminaire en petit format à taille humaine. En plus d’être rassurants pour les participants en termes de sécurité, ils permettent une sélection des invités sur le volet, qui bénéficient d’échanges plus posés et plus authentiques.

Même en comité réduit, l’anxiété générale liée au contexte nécessitera la mise en place de mesures sanitaires fiables de la part des organisateurs. Pour tranquilliser au maximum les personnes, masques de protection, gel hydroalcoolique et désinfection doivent leur être régulièrement proposés et accessibles.

Ce format restreint s’adapte totalement aux cocktails d’entreprises, aux invitations clients, aux conférences ainsi qu’aux plénières.

Ainsi, prévoir un grand lieu d’accueil pour un nombre de convives limité vous permet de disposer d’espaces suffisants entre eux. La bonne gestion des flux sera en effet d’une importance capitale dans l’organisation de vos événements futurs.

Les Salons de l’Aveyron vous accompagnent tout au long de votre projet pour un moment rassurant et sécurisé pour vous, vos invités et l’ensemble de nos équipes opérationnelles.

Pour ce faire : 

• des vitrines de protection ont été installées dans notre établissement ;
• nos lieux de réceptions physiques ont été entièrement repensés pour répondre aux nouvelles contraintes auxquelles nous devons faire face ;
• leur aménagement est optimal pour maintenir une distance sécuritaire entre les personnes présentes sur place.

Privilégier les formats alliant présentiel et streaming

Le format événementiel en streaming s’impose comme la réponse logique et efficace au Covid-19, ainsi qu’au confinement et couvre-feu parfois requis en région.

Le Streaming convient très bien aux congrès, aux assemblées générales, aux salons, aux séminaires ou aux conférences.

Ce format répond parfaitement à l’objectif premier d’un rassemblement à savoir :

• Partager du contenu ;
• présenter ;
• débattre ;
• interagir autour de divers sujets.

Avec des invitations directement envoyées par mail, le taux de participation peut ainsi être mesuré par les organisateurs afin qu’ils adaptent le déroulé au nombre final de personnes inscrites.

L’utilisation d’un site internet dédié pour la diffusion de l’événement virtuel en direct permet à l’équipe organisatrice d’identifier les invités en ligne pour un maximum de traçabilité. Le replay peut ensuite y être laissé en libre accès autant de temps souhaité (cette fonction s’avère très pertinente en cas de décalage horaire).

Mettre sur pied un événement professionnel en live vous offre également la possibilité de le retransmettre en intégralité ou partiellement sous forme de vidéos sur différents supports ainsi que sur vos réseaux sociaux.

Découvrez notre service Connect-TV pour une expérience sans limites ! Une solution connectée et totalement interactive facilement diffusable.

Les avantages de ces nouveaux formats alliant le numérique au présentiel

La réussite de votre événement ne dépendra plus du nombre de participants présents !

Faire participer une audience plus large

En effet, en tant qu’organisateur, il peut être très déstabilisant de constater des désistements d’invités ou des taux d’inscriptions insuffisants.

Les formats hybrides brisent les limites géographiques, financières et contextuelles et vous offrent une immense portée de diffusion sans pour autant manquer de dynamisme. Les espaces événementiels ont désormais une totale maîtrise des nouvelles technologies liées à ce format de rencontres et d’échanges.

Cette grande avancée numérique vous permet de capter un public jeune et connecté, plus habitué au live et au replay qu’aux rassemblements physiques, ou dont la distance qui vous sépare aurait rendu leur participation impossible.

Un excellent moyen de vous faire connaître et de susciter de l’intérêt pour votre entreprise.

Réunir de nombreux intervenants

Organiser un événement en ligne vous offre la possibilité d’envisager des intervenants habituellement inaccessibles de par leur planning chargé ou leur situation géographique.

En leur fournissant des instructions de déroulement détaillées et en orchestrant une répétition générale, vous garantissez à votre public présent physiquement ainsi qu’aux spectateurs en ligne un programme dynamique et bien préparé.

Ce type d’intervention nécessite en effet des équipements de qualité (PC, Wifi, micro, éclairage, etc.), il serait gênant et perturbant qu’un animateur ne puisse être correctement vu ni entendu.

Chez Les Salons de l’Aveyron, nous disposons de murs de LED et de caméras en qualité HD, de cadreurs professionnels ainsi que d’une connexion fibre optique dédiée sécurisée (100 Mo en débit montant et descendant) pour un moment parfaitement éclairé et une qualité de diffusion optimale garantie sans coupures.

Favoriser l’engagement des participants

La digitalisation totale ou partielle des événements engendre nécessairement l’utilisation d’outils participatifs encourageant l’engagement des participants.

Les votes à distances, un chat, un quizz, des sondages, etc. permettent de différencier immédiatement ce moment d’une simple vidéo ou visioconférence.

Le fait que le public soit en situation de regarder du contenu, de parler, de partager et de commenter ce qu’il voit est une combinaison idéale pour engager les spectateurs et les faire se sentir acteurs à l’instant T.

Pour une expérience encore plus immersive des participants virtuels, nos solutions Connect-TV vous offrent la possibilité de personnaliser le plateau TV de tournage ainsi que la plateforme de visionnage à votre image et vos couleurs.

L’interactivité créée entre les organisateurs et les invités donne une dimension positive, conviviale et enrichissante à votre événement.

Vous l’aurez certainement compris, de formidables idées de rassemblement sont nées des suites du premier confinement mondialement subi.

Le décor événementiel a su faire face à ses difficultés pour innover et trouver des réponses ou plutôt des concepts permettant aux entreprises de maintenir un lien entre leurs équipes, leurs partenaires et leurs clients.

Situés en plein cœur de Paris, Les Salons de l’Aveyron disposent d’espaces modulables et connectés pouvant accueillir de 10 à 250 personnes dans le strict respect des normes sanitaires.

Contactez-nous dès à présent pour nous faire part de votre projet, nos conseillers sauront vous apporter leur expertise pour imaginer un moment qui vous ressemble.