Événement digital : 7 étapes pour réussir un rassemblement hybride

1 – Définir les objectifs : pourquoi organiser un événement digital ? 

Organiser un événement digital vous oblige à définir explicitement ses objectifs afin d’y concentrer vos efforts tout en délivrant un message clair et adapté.

Intégrez à votre réflexion les objectifs quantitatifs (nombre de participants, de commentaires, de quizz, etc.) et qualitatifs (les points de satisfaction proposés aux convives, les messages clés, l’engagement des participants, etc.)

Parmi les principales questions à vous poser pour correctement définir vos objectifs, et fournir une expérience virtuelle de qualité à vos invités, vous trouverez :

• qu’est-ce ce que cette rencontre peut leur apporter ?
• quel est le profil des participants ?
• qu’est-ce qui les motive à se joindre à votre événement ?
• qu’attendez-vous de votre partenaire-organisateur en termes d’outils proposés, d’accompagnement et de suivi ?

Les réponses à ces questions vous permettront d’opter pour les services digitaux adaptés aux attentes de votre public ainsi qu’à l’atteinte de vos ambitions. 

2-Créer un univers digital : comment différencier un événement ? 

Créer un univers digital est idéal pour différencier votre entreprise et son événement à venir.

Un graphisme élaboré, un fond sonore dynamique et des visuels uniques et originaux vous permettront de largement communiquer auprès de vos clients et prospects par le biais : 

• d’e-mailings ;
• d’invitations personnalisées ;
• des réseaux sociaux ;
• et autres médias de communication habituels.

Cette charte graphique servira également de support visuel à votre site web (ou au site dédié à votre événement), ainsi qu’aux replays, podcasts et autres médias utilisés.

L’ensemble de ces éléments devront préalablement être transmis à vos intervenants afin d’être intégrés dans l’ensemble de vos supports personnalisés. 

3 – Choisir le bon format : streaming, atelier ou plateau TV ?  

Tout comme vous auriez recherché une salle ou un lieu événementiel pour votre événement physique, vous devrez également trouver un lieu de tournage pour le déroulement de votre événement digital.

Pour que celui-ci réponde à vos critères et soit en mesure d’offrir une expérience virtuelle optimale à vos invités, il se doit d’être entièrement équipé des dernières technologies.

Il existe aujourd’hui de nombreuses plateformes proposant des fonctionnalités telles que la captation vidéo live ou webinaire. Ainsi, votre événement peut être 100% digitalisé ou intégrer une part d’orateurs physiquement présents, on parle dans ce cas d’une rencontre hybride.

Les Salons de l’Aveyron vous proposent une offre Connect-TV, une solution : 

• connectée et interactive ; 
• disponible via les médias sociaux ; 
• diffusable en direct sur un site internet ; 
• disposant d’outils d’échanges (chat, quizz, vite, nuage de mots, sondage, etc.). 

Ces outils participatifs et collaboratifs sont  idéals pour animer les débats et créer des occasions de prendre la parole et de partager ses impressions.

Selon les objectifs de votre rencontre et vos besoins en fonctionnalités d’interactions, vous pourrez choisir une plateforme webinaire plus simple disposant d’un système de visioconférence plus basique. 

4 – Sélectionner les contenus : comment donner du sens à un événement digital ? 

L’objectif premier dans la digitalisation d’un événement et d’éviter l’ennui des participants.

Pour ce faire il est primordial que vous disposiez d’une ligne éditoriale méthodique qui vous permettra de vous concentrer sur l’essentiel : un message clair, dynamique et engageant.

La nature distancielle d’un événement digital induit une approche :

• plus directe, pour délivrer un message concis et fluide ;
• épurée, pour ne pas perdre l’intérêt de votre audience ;
• percutants aux yeux des webspectateurs, souvent distraits par des stimulus extérieurs.

En effet, vos invités situés derrière leurs écrans ont une capacité d’attention involontairement réduite et peuvent rapidement se détourner de vos orateurs et perdre le fil des discussions.

Le fond et la forme de vos contenus doivent être scrupuleusement étudiés et testés, le meilleur étant clairement de les varier en proposant aux convives des formats : 

• vidéos ;
• podcasts ;
• plateau TV ;
• live streaming ;
• présentation PowerPoint ;
• articles, etc.

Sans oublier que les animateurs et intervenants pourront diversifier les participations sous forme d’ateliers, de débats, de quiz, de tables rondes, etc. Le tout en virtuel !

Ces nombreux échanges sont parfaits pour stimuler l’intérêt de vos invités, les divertir, attiser leur curiosité et assimiler le message que vous souhaitez leur faire passer au travers de votre événement digital. 

5 – Maîtriser les technologies : diffuser en streaming ou live ? 

Le lieu de production d’un événement digital comprend généralement : 

• un plateau TV personnalisable à l’image de votre entreprise ;
• des places réservées aux invités éventuellement présents physiquement ;
• les écrans laissant apparaître les convives connectés à distance ;
• les caméras HD la régie technique.

Certaines fonctionnalités doivent également être disponibles sur option telle que : 

• un système de diffusion de vos contenus vidéos, PowerPoint, illustrations, etc. ;
• un système de titrage de noms pour les orateurs ;
• un système de gestion des flux vidéos entrants pour les interventions des participants à distance (plateforme Skype, Teams , Zoom, etc.) ;
• outils de gestion de l’interactivité pour les questions, réactions et modérations en direct. 

Les Salons de l’Aveyron disposent d’une régie maîtrisant parfaitement la prise de son, la lumière, la captation vidéo ainsi que les systèmes de diffusion sécurisés pour vos conférences et assemblées générales relayées en streaming.

Soucieux de vous apporter une offre complète et adaptée, nos espaces et salles de réunions connectés bénéficient : 

• de la fibre optique et d’un Wi-Fi à très haut débit ; 
• la vidéo projection laser HD 12 000 lumens pour une diffusion optimale sans coupure ;
• un matériel son et lumière de pointe pour valoriser vos orateurs ;
• des outils d’interactivité (fibre optique 100 Mo, streaming et solutions interactives) pour toucher et impliquer vos invités.

Nos forfaits incluent l’installation, la mise en service ainsi qu’une assistance technique tout au long de votre événement.

6 – Coacher les intervenants : comment garantir des interventions fluides et captivantes ? 

Il est essentiel que les intervenants prévus tout au long de votre événement digital soient totalement à l’aise avec les caméras et les outils technologiques sélectionnés pour le déroulé de votre événement.

Pour que les orateurs soient les plus naturels possibles, il est courant de leur proposer un ou plusieurs entraînements avant le jour J.

Ainsi, les Salons de l’Aveyron vous fournissent un accompagnement complet dans vos répétitions afin d’être détendus devant les caméras ou les webcams. Notez d’ailleurs que pour toute manifestation digitalisée ou non, planifier un animateur est un excellent moyen de donner du rythme à votre rencontre et de la rendre aussi fluide que toute autre émission TV !

S’ils interviennent de chez eux, pensez également à leur envoyer les supports nécessaires à leur préparation ainsi qu’une vidéo démo qui leur permettra d’apprendre à utiliser les outils mis à disposition. 

7 – Assurer le suivi et le recueil des évaluations : quel est le ressenti des invités ? 

Une fois votre événement terminé, il est indispensable de procéder à son évaluation au travers d’indicateurs techniques et de satisfactions.

Ainsi, certains points clés (KPI) vous aideront à mesurer efficacement la réussite de votre rencontre : 

• le taux de satisfaction des invités ;
• le nombre de participants ;
• leur taux d’engagement ;
• le niveau d’utilisation des outils interactifs déployés.

L’événement digital à l’avantage de perdurer au travers d’un replay (intégral ou concentré sur les moments forts), d’un podcast, d’un forum, etc.

En mettant en ligne un centre de ressources média tel qu’un site dédié, une page web, une page sur les réseaux sociaux stratégiques, vous offrez aux invités ainsi qu’aux personnes n’ayant pu être présentes, la possibilité de consulter des documents et vidéos proposés lors de la session.

En bonus, vous pourrez même utiliser ce support pour communiquer et réaliser un teasing sur vos futurs événements. 

Le secteur actuel de l’événementiel BtoB offre une multitude de possibilités en termes de digitalisation, de solutions hybrides et de streaming, de live, etc. Ces pratiques constituent un excellent moyen de démarquer votre entreprise aux yeux de vos clients, prospects et partenaires commerciaux.

Vous l’aurez certainement compris, organiser un événement digital démontre parfaitement votre sens de l’adaptabilité et votre modernité.

Les Salons de l’Aveyron ont su répondre au contexte sanitaire que nous subissons tous dans nos activités respectives en renforçant l’offre digitale proposée aux entreprises. Nos espaces de 1300 m2 situés en plein cœur de Paris sont entièrement modulables et peuvent accueillir de 100 à 800 personnes en toute sécurité et dans le respect des gestes barrières.

Contactez nos équipes dès à présent, et bénéficiez de conseils personnalisés sur le type d’organisation à privilégier et les moyens techniques opérationnels à déployer.