Comment choisir son prestataire événementiel ?

Comprendre ses propres besoins

Dans le cadre d’un événement raté, il est facile de s’en prendre aux différents prestataires qui n’auront pas rempli leur part du contrat. Pourtant, bien souvent les échecs peuvent  être évités en prenant le temps de lister précisément vos besoins et vos exigences. En effet, un cahier des charges clairement défini vous permet de fixer les objectifs et les moyens à mettre en œuvre.

Pensez donc à rédiger votre cahier des charges en définissant tous les besoins, les objectifs visés mais également le budget et les limites que vous fixez. Ainsi, le prestataire événementiel pourra très simplement comprendre vos envies et pourra vous proposer une réponse en adéquation avec les attentes de votre société.

Analyser les différents prestataires événementiels disponibles

Maintenant que vous avez pu dessiner les contours de projet avec précision et que vous savez exactement ce que vous cherchez, il est temps de voir ce que les différents prestataires peuvent vous proposer. Un tour d’horizon sur le web vous permettra déjà de séparer le bon grain de l’ivraie : avis laissés par d’anciens clients, références annoncées sur le site du prestataire…

Ensuite, si vous avez déjà des contacts dans l’événementiel, n’hésitez pas à demander un avis objectif : certains pourront vous aiguiller vers des connaissances capables de prendre en main votre projet à des tarifs négociés. Vous pouvez ainsi vous reposer sur des prestataires de qualité en limitant grandement l’étape de recherche.

Une fois que vous disposez de votre short-list, le travail principal consistera à comparer les différentes offres et le sérieux de chacun. Contactez les prestataires événementiels que vous aurez définis comme intéressants et multipliez les demandes de devis. Comparez les prix et les services afin de choisir l’offre la plus en adéquation avec vos besoins : autant que possible, ne vous ruez pas sur l’offre la moins chère qui risque de ne pas correspondre à vos impératifs de qualité.

Savoir créer un réseau de prestataires

Après avoir franchi les différentes étapes susmentionnées, vous avez jeté votre dévolu sur le prestataire événementiel parfait et le projet s’est déroulé comme vous l’espériez, voire mieux encore ? Prenez alors le temps d’entretenir de bonnes relations avec ce prestataire pour simplifier la mise en place des vos projets futurs. Si vous parvenez à créer un réseau contenant les meilleurs prestataires disponibles, vous pourrez vous concentrer à l’avenir sur la première étape et gagnerez indubitablement en temps et en argent.

En conclusion, il faut retenir que le choix d’un prestataire événementiel est avant tout conditionné par les objectifs du client. Vous pouvez choisir le prestataire le plus fiable et le plus demandé au monde, si votre projet n’entre pas dans ses qualifications ou que vous n’êtes pas en mesure de définir clairement vos objectifs, soyez sûr que vous courrez à l’échec. Analysez vos besoins, analysez ensuite les offres des prestataires et tout devrait se passer à merveille.