Conférenciers d'événement virtuel : une préparation en 5 étapes

1. Faire preuve de créativité pour une interactivité renforcée 

Perdre un public connecté à distance est redoutable pour tous conférenciers. Que le sujet soit plus ou moins passionnant, perdre le fil d’un événement va très vite en distanciel. 

L’interactivité est la clé pour capter durablement l’attention des convives. En évitant la monotonie d’une longue présentation, vous offrez un contenu dynamique censé maintenir l’intérêt des participants du début à la fin de votre présentation. 

Voici quelques conseils pour capter et maintenir l’attention de votre audience : 

• misez sur des contenus vifs (vidéos, infographies, audios, etc.) ; 
• adoptez des formats courts et variés ; 
• rythmez les intervenants et les animations pour inciter votre public à rester attentif ; 
• intégrez des animations telles que des quiz ou des sondages afin que les participants puissent participer simultanément. 

Il existe également différentes façons de diffuser du contenu. Pour donner envie aux participants de s’impliquer à votre événement virtuel, vous pouvez par exemple : 

• créer plusieurs salles ; 
• inclure des tables rondes et des présentations uniques ; 
• diriger des discussions ciblées ; 
• prévoir des sessions en petits groupes ; 
• partager des démonstrations de produits. 

Ainsi, les participants vont et viennent selon leurs envies et leurs degrés d’attention. Cette technique est particulièrement efficace pour contrer la monotonie des écrans. 

2. Se familiariser avec l’outil de visioconférence 

Cela peut sembler relativement basique, mais les intervenants sont amenés à utiliser de nombreuses plateformes, aux options et fonctionnements bien distincts. Un professionnel ne sachant pas utiliser l’outil lors d’une diffusion en direct peut donc sembler être l’un des pires scénarios (le premier étant la panne informatique). 

Pour y remédier, il est essentiel de prendre le temps de former vos conférenciers à votre outil. De même, en leur envoyant des codes d’accès suffisamment longtemps à l’avance, vous leur permettez de se familiariser avec celui-ci, tout en réalisant les tests nécessaires à une bonne présentation le jour J. 

Plus vos intervenants auront eu de temps pour apprivoiser l’outil de diffusion, plus le partage d’écran, le maniement du chat, la qualité d’image et de son seront optimums tout au long du déroulé de votre événement hybride. 

3. Prendre son temps et diminuer son débit de parole 

Prendre la parole lors d’une conférence en ligne augmente curieusement le débit de parole. Pauses, silences, articulation, etc. Le stress et le manque de préparation sont les principaux coupables de ce phénomène. 

Un conférencier doit être parfaitement conscient qu’il a le temps de présenter le sujet abordé et bien évidemment le maîtriser. Un moyen simple et efficace utilisé par de nombreux conférenciers lors d’événements virtuels ou en présentiel est l’utilisation de la règle du 10/20/30. 

Pour ce faire, chaque présentation doit : 

• contenir 10 diapositives (au maximum) ; 
• Être d’une longueur maximale de 20 minutes ; 
• Avoir au minimum 30 points en taille de police.

Chaque slide doit répondre à un objectif et s’y tenir ! Ce que le conférencier s’apprête à expliquer ne doit pas être écrit afin que l’auditoire soit en écoute et non en lecture seule. Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour offrir à votre audience un contenu plus engageant, direct et mémorable. 

4. Adapter le discours des conférenciers à un public cible plus large

Qui dit événement virtuel dit forcément public plus large ! L’absence de limitation géographique permet d’inviter des participants du monde entier. Il est crucial que vos conférenciers disposent de cette information et de la position géographique de vos invités connectés. 

Au-delà de l’omniprésence de la langue anglaise, la compréhension d’expressions singulières ou de certains mots de vocabulaire diffère d’un pays à un autre. Certains termes ou expressions devront peut-être être évités ou abordés différemment. Le discours de vos conférenciers doit s’adapter à leur public, aussi large soit-il. 

De plus, cela leur permettra d’ajouter certaines références spécifiques pour chacune des nationalités ; une mise en valeur largement appréciée par les participants. 

5. Répondre aux questions posées par le public en ligne

Lors d’un événement hybride, lever la main spontanément pour poser une question ou émettre un doute est impossible. Le chat est justement là pour échanger tout au long de la présentation. Il est donc crucial que votre conférencier soit à l’aise avec l’outil et le procédé. 

Votre speaker doit avoir le réflexe d’y jeter un coup d’œil régulièrement (entre chaque slide par exemple) afin de répondre aux interrogations ou remarques soumises. Ces sessions de questions-réponses ouvertes permettent à vos invités de prendre la parole, et peuvent se transformer en véritable animation si votre conférencier maîtrise les fonctions du chat. 

Vous voilà prêt à préparer votre conférencier à prendre la parole lors d’un événement virtuel en étant correctement préparé ! 

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