Contexte Covid : Comment organiser un événement en toute sécurité ?

La préparation en amont d’un événement post-covid 

Pour un évènement réussi, il vous faut désormais anticiper de nombreux paramètres qui vous garantiront de respecter entièrement les nouvelles normes imposées par le contexte sanitaire actuel. 

Rien ne doit être laissé au hasard, parmi les principaux éléments à contrôler lors de votre préparation, vous trouverez les points suivants : 

• La volumétrie de participants : Celle-ci devra être davantage mesurée. Pour assurer une distanciation physique suffisante, le nombre d’invités devra être nettement inférieur aux capacités habituellement recommandées par les espaces évènementiels.
• Des sessions plus nombreuses : Envisager par exemple un séminaire d’entreprise ou le lancement d’une nouveauté sur plusieurs jours ou subdivisé dans des salles plus petites est un moyen fiable de diminuer le nombre de participants pour chaque séance.
• Des évènements extrêmement qualitatifs : Avec un nombre de participants convives moindre, renforcer l’expérience est une priorité absolue. L’occasion de miser sur le côté exclusif et inédit qui saura susciter une émotion plus intense du public.
• Les regroupements locaux : Basés sur le regroupement de collaborateurs ou de clients, les réunions, les conférences et les conventions devront privilégier des rassemblements par zones géographiques pour limiter tout déplacement pandémique. Des échanges et des ateliers entre ces différents groupes pourront néanmoins être envisagés par visioconférences.
• Une gestion des invitations par créneaux horaires : Qu’ils soient imposés ou proposés en libre-choix aux participants, ils éviteront les attentes susceptibles de générer des contacts à risque et sauront rassurer les invités.
• La mise en place d’un sens de flux doté d’un fléchage au sol et d’un sens de circulation unique.
• L’aménagement du lieu de réception permettant une plus large implantation afin de limiter la création (même involontaire) de zones au sein desquelles les invités pourraient se retrouver concentrés. 

Les mesures à respecter durant l’évènement

Organiser un évènement post-covid vous oblige à respecter un certain nombre de règles. Aussi, pour garantir une sécurité maximale à vos invités, quelques mesures sanitaires ne doivent surtout pas être négligées, parmi elles : 

• Une facilité d’accès aux distributeurs de gel hydroalcoolique : Qu’ils soient en format collectif (idéalement sans contact) ou offert individuellement aux participants, la désinfection des mains doit pouvoir être réalisée à tout moment de votre évènement.
• La distribution de masques (principal élément de barrières) : Une remise gratuite à l’entrée des lieux évènementiels est une option plus que recommandée. Ils pourront être à usage unique ou réutilisables aux couleurs de votre marque pour une idée goodies utile et tendance.
• La mise en place d’un portique ou d’une caméra thermique permettant de prendre la température des invités, ainsi que du personnel dès leur arrivée sur les lieux de l’évènement ;
• L’équipement du site en kits barrières, masques, gants et vitrines de protection en plexiglas pour l’ensemble des employés (accueil, traiteurs et équipes techniques).
• L’utilisation d’autoclave de stérilisation ou de stérilisateur UV pour décontaminer les composants réutilisables comme que les micros, les tablettes, ou tout autre objet susceptible d’être manipulé par plusieurs intervenants ou participants.
• L’intervention systématique d’une société de désinfection et de nettoyage sera nécessaire pour éliminer les germes potentiellement présents sur le site.
• Des éléments de restauration à usage unique et éco responsables (verres, bâtonnets, serviettes, etc.) ;
• Un système d’air purifiant installé permettant la “capture” des virus tels que le coronavirus entre autres via leurs filtres. 

Organiser votre évènement en collaboration avec Les Salons de l’Aveyron, c’est choisir un partenaire disposant d’une solide politique RSE. 

L’organisation d’évènements hybrides comme solution post-covid

La digitalisation semble en effet être la solution à adopter pour organiser un évènement post-covid dynamique et efficace. 

Le format hybride fait désormais entièrement partie du décor évènementiel actuel et à venir, et vous permettra de maintenir le lien entre vos collaborateurs éloignés depuis plusieurs mois. 

Comment s’y prendre concrètement ? Notre équipe experte en organisation de séminaires et colloques sous un format hybride en présentiel et digital vous livre quelques procédés ayant rencontré un important succès lors de ce type de regroupement : 

• L’enregistrement d’un live-streaming pour profiter d’une large diffusion de l’évènement. Avec sa grande durabilité d’utilisation vous pourrez ainsi élaborer des séances replay et créer de nouveaux contenus à utiliser notamment sur les réseaux sociaux de votre entreprise. Découvrez les solutions Connect-TV que nous vous proposons.
• La création de salles virtuelles permettant aux participants de suivre les ateliers ou conférences de leur choix, tel qu’ils le feraient s’ils étaient physiquement présents.
• L’organisation de rendez-vous individuels à distance en “one-to-one”. Pratiques à programmer, ils vous laisseront une plus importante souplesse de gestion que lors de rencontres physiques. Vous donnez ainsi plus de valeur à votre évènement en réunissant des personnes habituellement difficiles d’accès, et créez des connexions à fort potentiels.
• L’utilisation de bracelets personnalisables aux couleurs de votre marque dotés d’une puce RFID. Ils permettent à vos clients ou collaborateurs de s’identifier sans contact, et réduisent également les temps d’attente à l’entrée ainsi qu’aux vestiaires. Votre évènement est totalement dématérialisé et sécurisé pour les participants présents sur place.
• L’emploi de badges individuels Bluetooth permet via une application intégrée de découvrir le profil des convives à proximité. Un échange de carte de visite entièrement dématérialisé et sans risque. Côté organisateur, vous suivez en temps réel les zones de flux afin de les modérer au besoin. 

Comme vous pouvez le constater, de nombreux questionnements sont posés pour l’organisation d’un évènement post-covid. Les initiateurs et les coordinateurs se doivent de gérer l’aspect sanitaire de manière rigoureuse. Heureusement, des solutions simples, sécurisées et innovantes se déploient de jour en jour. 

Humaniser nos évènements est une priorité dans ce contexte source d’inquiétude pour tous. Agences, prestataires, organisateurs et annonceurs travaillent ensemble pour construire l’industrie évènementielle de demain. 

Vous souhaitez bénéficier de conseils de professionnels pour organiser votre prochain évènement ? Contactez-nous dès à présent !