L’Assurance annulation : un sujet qui concerne tous les professionnels

L’annulation d’événement, une triste réalité

Depuis quelques temps, le contexte événementiel est fragilisé par différents impondérables : grèves et intempéries sont devenues récurrentes, conduisant souvent à l’annulation d’événements pourtant prévus depuis des mois. Et si ce genre de problème concernait essentiellement les particuliers auparavant, il s’est désormais étendu aux professionnels. C’est en effet une triste réalité à laquelle de nombreux organisateurs d’événements professionnels ont dû faire face un jour ou l’autre.
Séminaires, conférences et autres événements BtoB sont donc de plus en plus sujets aux cas de force majeure nécessitant une annulation. Annulation qui peut non seulement occasionner de grosses pertes financières, mais aussi considérablement ternir l’image de marque d’une entreprise si la crise n’est pas bien gérée. C’est pourquoi beaucoup n’hésitent plus à souscrire une assurance annulation permettant de limiter les dégâts.

Pourquoi souscrire une assurance annulation ?

Quand on parle d’annulation d’événement, deux cas de figure sont possibles. Dans le premier cas, l’annulation intervient suffisamment longtemps avant le jour J pour permettre à l’organisateur de prendre les devants. Ce dernier n’a par exemple pas encore payé les prestataires auxquels il avait prévu de faire appel, ni peut-être réservé l’endroit où devait se dérouler l’événement. Les invités n’ont peut-être pas encore confirmé leur présence non plus, ni pris leurs dispositions pour se rendre sur place. Dans ce cas, les pertes financières sont très limitées, et l’organisateur ne souffre pas trop de l’annulation.

Mais les choses se compliquent dans le second cas.
Il arrive en effet qu’un événement doive être annulé quelques semaines, voire quelques jours avant la date prévue. Et dans ce cas, il devient presque impossible de limiter les pertes. Les différents prestataires sont déjà tous réservés depuis longtemps, et la plupart d’entre eux ne remboursent pas les frais engagés à une échéance aussi brève. L’organisateur ne peut donc pas obtenir le remboursement des sommes déjà versées, ce qui constitue un gros manque à gagner dans une trésorerie.

Souscrire une assurance annulation permet d’éviter ce genre de perte, puisque la plupart des contrats prévoient une prise en charge des frais engagés. Une telle assurance permet ainsi de limiter considérablement les pertes, même si beaucoup de contrats d’assurance annulation prévoient une franchise incompressible. Il est donc vivement conseillé aux organisateurs d’événements de souscrire une assurance, afin de couvrir les éventuels cas de force majeure.

Dans quels cas souscrire une assurance annulation ?

L’assurance annulation s’avère de plus en plus indispensable dans le secteur de l’événementiel. Il faut dire les cas sont devenus nombreux. Il est toutefois important de savoir que tous les cas d’annulation ne sont pas pris en charge par l’assurance annulation. C’est en effet principalement la force majeure qui est concernée. Mais qu’appelle-t-on cas de force majeure au juste ?
La force majeure est définie par l’article 1218 du Code Civil comme « un événement échappant au contrôle du débiteur qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat, et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées ». Pour pouvoir caractériser la force majeure, il faut donc un événement imprévisible, irrésistible et extérieur.

L’assurance annulation couvre généralement les principaux cas de force majeure. Citons par exemple les événements climatiques, qui ont tendance à se multiplier ces dernières années. En France, la tempête Amélie de novembre 2019 a en effet occasionné de nombreux dégâts matériels tels que des coupures de courant, obligeant de nombreux organisateurs à reporter, voire à annuler purement et simplement leur événement.
L’assurance annulation peut également intervenir en cas de grève ou autre événement social important. Ce genre d’impondérable peut par exemple empêcher les participants de se rendre sur le site de l’événement en impactant les moyens de transport.

Si la prise en charge de ces incidents paraît évidente en raison de leur caractère imprévisible, irrésistible et extérieur, l’assurance annulation peut aussi couvrir d’autres événements. C’est notamment le cas d’un problème de santé empêchant la participation d’un conférencier ou autre intervenant lors de l’événement.

Par ailleurs, il faut savoir que le montant de la prise en charge diffère en fonction des contrats. La plupart du temps, ce montant va dépendre de la date à laquelle l’organisateur annule son événement. Généralement, plus l’annulation intervient tôt, et plus la prise en charge est élevée. Quoi qu’il en soit, il est essentiel de bien consulter son contrat d’assurance annulation, afin de savoir exactement ce qu’il couvre et à quelle hauteur.

La garantie proposée par les Salons de l’Aveyron

Parce que nous avons à cœur de vous permettre d’organiser votre événement en toute sérénité, nous vous proposons un contrat d’assurance annulation tout spécialement dédié aux professionnels. Grève, intempéries et maladie font par exemple partie des cas couverts par notre assurance, qui couvre la plupart des cas de force majeure. L’assurance annulation des Salons de l’Aveyron vous permettra de vivre l’annulation de votre événement de façon sereine.

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