Comment réussir l’organisation d’une réunion plénière en 5 points clés ?

De nombreux facteurs humains, logistiques et techniques entrent en jeu dans l’élaboration d’une réunion plénière. Selon la taille de l’entreprise, celles-ci ont lieu plus ou moins régulièrement et permettent de réunir les effectifs d’une entreprise. Ainsi, salariés, managers et dirigeants partagent ce moment privilégié, souvent propice aux annonces de projets d’entreprise et aux félicitations. En expert digne de ce nom, la plupart des sites événementiels sauront vous guider tout au long de la préparation de votre event. En attendant, découvrez 5 points clés à contrôler pour vous assurer de créer un rassemblement à votre image et à la hauteur de vos attentes ! 

1 – Établir l’ordre du jour précis de votre réunion plénière 

Un ordre du jour bien pensé vous assure une plénière rythmée et immersive. N’hésitez pas à l’imaginer de la même façon que vous pourriez concevoir une émission TV. 

Par exemple, actez le début de votre convention par un générique afin de capter l’attention du public tout en leur exposant les temps forts du rassemblement.

Pour illustrer et dynamiser la présentation de votre ordre du jour, proposez des panneaux ou des synthés : 

• d’avant démarrage : suscitez la curiosité en y intégrant un teaser vidéo accompagné d’un compte à rebours ;  
• de début de plénière : la diffusion peut inclure un jingle, une musique, les noms des principaux intervenants et les moments clés ;
• de pause : ce panneau est pratique pour rester dans l’ambiance tout au long de la convention ; 
• de fin de plénière : vous pouvez y mentionner un mot de remerciement, une citation, un rendez-vous pour la suite des festivités, un call To action, etc. 

Ainsi, vous accélérez l’immersion des spectateurs et leur intérêt pour les contenus de votre réunion en créant la surprise. 

2 – Avoir réservé le bon site événementiel 

Qui dit réunion plénière réussie, dit forcément lieu approprié dans lequel les spectateurs profiteront d’une visibilité optimale et d’un son bien réparti. 

Pour répondre aux besoins de votre plénière, le site événementiel sélectionné doit disposer :  

• d’une mise en scène technique vous offrant un mobilier et un aménagement scénique valorisants vis-à-vis des participants ; 
• d’une régie technique, indispensable pour gérer efficacement la lumière, l’acoustique, l’affichage et le retour d’écran, la captation vidéo, etc. 

Notre site Les Salons de l’Aveyron, spécialisé dans la conception et le montage d’événements présentiels et hybrides, dispose d’équipes expertes et d’équipements high-tech essentiels à l’élaboration de manifestations de qualité.  

Notre offre connectée met à votre disposition : 

• Un plateau TV ;
• Une fibre optique de 100 Mo montant et descendant et 100 Mo de secours ; 
• Un mur LED HD (6 mètres par 4 mètres de haut) ;
• Un décor de fond personnalisable ;
• Une projection vidéo laser HD 12 000 lumens pour une qualité optimale de votre live streaming ;
• Un matériel son et lumière de pointe pour une mise en valeur des intervenants ;
• De nombreux outils interactifs connectés pour intégrer des quiz, des votes, etc. 

3 – Tenir un programme d’animation élaboré 

La traditionnelle communication descendante au cours de laquelle la direction transmet des messages à ses équipes, sans réelle implication de leur part, appartient désormais au passé. 

Une plénière réussie capte l’attention, retient l’intérêt du public et invite à l’interaction dès que cela est possible. De ce fait, votre événement est rythmé par la contribution de tous et par les échanges qui en découlent. 

Le développement des rassemblements hybrides, accentué par les confinements massifs auxquels les entreprises ont dû faire face, a permis de démocratiser l’usage du digital. 

Aujourd’hui, vous pouvez facilement proposer le téléchargement d’une application collaborative totalement utilisable en présentiel. Ainsi, tous les participants (y compris les plus réservés) peuvent poser leurs questions ou exprimer leurs avis depuis leurs smartphones, et ce, sans nécessairement maîtriser la prise de parole en public. 

Selon l’équipement technique dont dispose le site événementiel que vous choisissez pour votre plénière, les questions et réponses pourront même être projetées sur l’écran. Sondage, vote, nuage de mots, jauge, selfie, brainstorming, jeu du pixel ou du wall, etc. 

L’intégration du digital vous permet d’établir un programme d’animation rythmé et engageant, du début à la fin de votre plénière. 

4 – Créer une scénographie de réunion plénière bien pensée

La scénographie est un moment important tant pour la vie d’une entreprise que pour booster vos équipes. Bien pensée, elle donne le ton de votre plénière et assure une cadence agréable et propice aux interactions. 

Grâce à elle, vous n’entrez plus dans une simple salle de réunion, mais bien au cœur de votre établissement et du message que vous souhaitez véhiculer à vos employés. Cet art a le pouvoir de s’adapter à chaque projet, à vos objectifs et aux enjeux qui découlent de ce rassemblement. 

Aménagement scénique, effets de lumière, son, écrans et supports servent à renforcer l’impact de votre communication en émerveillant votre public. Une scénographie soignée permet de brander votre plénière aux couleurs de votre entreprise pour mieux marquer les esprits.

Aux Salons de l’Aveyron, un interlocuteur dédié élabore votre événement selon la disposition possible des espaces et vos besoins techniques.

5 – Connaître les protagonistes indispensables à la réussite d’une convention 

Organiser une réunion plénière exige de collaborer ou tout du moins, d’échanger avec de nombreux professionnels. 

Selon le type de rassemblement que vous prévoyez, vous serez amené à travailler ou à échanger avec les profils suivants : 

• Le ou la Dir prod (directrice ou directeur de production), en charge de coordonner l’événement et les équipes qui opèrent tout au long de son déroulé ;  
• Le ou la Dir tech (directrice ou directeur technique) qui intervient en complément du Dir pro sur des projets nécessitant une expertise technique poussée ; 
• Le ou la scénographe dont la mission est de conseiller et de créer le décor de la salle et de la scène ;  
• Le régisseur général qui a la faculté de connaître à la perfection les espaces. Il aide les organisateurs au montage et démontage le jour J ; 
• Le régisseur son et lumière responsable des réglages tout au long de la plénière. Il suit un brief précis et transmit en amont de l’événement ; 
• L’infographiste en charge de diffuser les contenus sur les écrans. Ce professionnel travaille aussi sur brief et peut intervenir comme conseiller avant le jour J ; 
• La toppeuse, véritable chef d’orchestre événementiel, coordonne et dirige l’ensemble des équipes techniques qui opèrent lors du déroulé de la plénière ; 
• Enfin, le maître de cérémonie en charge de la présentation et de l’animation des festivités.  

Vous disposez maintenant des principaux éléments propices au succès de votre réunion plénière. 

Les salons de l’Aveyron, c’est 350 événements réalisés chaque année et 5 salles modulables pouvant accueillir de 100 à 800 personnes sur un même niveau de 1 300 m². 

Au cœur du quartier d’affaire de Paris Bercy, notre équipe dédiée vous livre des conseils sur mesure et vous accompagne tout au long de votre projet.