Organiser un événement éco responsable en 7 actions concrètes

1 – Choisir un lieu adapté pour réduire sa consommation

Le choix du lieu est une décision cruciale dans la création d’un projet événementiel éco responsable.

Choisir un prestataire offrant une localisation adaptée au tourisme d’affaires, facilite l’accès aux participants tout en réduisant considérablement leur empreinte écologique. Un emplacement suffisamment desservi par les transports en commun et proches de parkings relais permet, par exemple, de limiter les trajets en voiture et favorise le covoiturage entre convives.

Cette première action constitue un moyen relativement simple de minimiser les rejets de CO2 et gaz à effets de serre des invités et intervenants.

De nombreuses salles disponibles à la location proposent désormais des alternatives écologiques telles que : 

• une consommation énergétique raisonnée notamment grâce aux éclairages LED basse consommation ;
• des installations techniques et thermiques économiques, puissantes et confortables.

De plus en plus de prestataires disposent entre autres d’une sonorisation à énergie solaire ou encore une alimentation électrique en énergie verte.

Le choix d’un lieu offrant une bonne efficacité énergétique apparaît donc comme un premier écogeste à intégrer dans une démarche environnementale événementielle.

2 – Opter pour un traiteur événementiel éco responsable

Organiser une manifestation inclut souvent l’intégration de plusieurs collations ou repas. Le choix d’un traiteur événementiel éco responsable est donc une action indispensable pour élaborer un rassemblement professionnel à faible impact environnemental.

Privilégiez un prestataire favorisant : 

• les produits frais et de saison ;
• les produits locaux et éthiques ;
• les producteurs locaux en circuit court.

Désormais, bon nombre de traiteurs luttent contre le gaspillage alimentaire en veillant à ce que les denrées non utilisées soient entièrement redistribuées aux plus démunis.

Si le prestataire que vous sélectionnez ne collabore pas encore avec des associations solidaires, n’hésitez pas à prendre les devants en les contactant vous-même.

Un repas responsable passe également par les ustensiles ! Évitez d’utiliser de la vaisselle jetable et préférez des Eco-Cup en plastique 100% recyclé, des ustensiles compostables ou au moins réutilisables.

Les Salons de l’Aveyron privilégient des partenariats avec des fournisseurs de qualité tel que le célèbre Maître Fromager Eric Lefevre, élu Meilleur Ouvrier de France en 2005. De plus, la restauration que nous proposons est produite sur place selon les strictes normes d’hygiène alimentaire imposées par l’Institut Pasteur. 

3 – Communiquer, digitaliser et imprimer éco responsable

Limiter les impressions qui finissent bien souvent à même le sol et repenser ses supports de communication sont des actions essentielles pour organiser un événement éco responsable.

Intégrer une démarche RSE requiert d’analyser la réelle nécessité des supports papier tels que les invitations, les flyers, les panneaux, les plaquettes, etc.

La Covid-19 a démocratisé la digitalisation des rassemblements et meetings. Les supports numériques et low-tech font désormais partie intégrante du secteur événementiel. 

Ainsi, privilégiez par exemple, les invitations digitales aux traditionnelles invitations papier.

Et si les documents à distribuer restent un impératif ou une contrainte absolue, favorisez dans ce cas les imprimeurs labellisés et locaux Imprim’Vert, et ceux respectant la norme HQE (Haute Qualité Environnementale).

4 – Choisir des goodies événementiels éco responsables

Les goodies sont au cœur des manifestations, car ils permettent aux entreprises de marquer les esprits de leurs convives bien au-delà de l’événement.

Souvent montrés du doigt lorsque l’on souhaite entrer dans une démarche environnementale, les anciens goodies ultras polluants peuvent désormais être remplacés par des objets digitaux ou réutilisables et vraiment utiles.

Voici quelques points à contrôler dans le choix de vos goodies éco responsables afin de démontrer votre RSE et vos convictions : 

• l’impact écologique des matériaux de fabrication des goodies (consommation d’énergie et consommation d’eau, ressources naturelles, pollution, etc.) ;
• le lieu de fabrication et des transports induits, les conditions sociales et de travail des salariés de l’entreprise ;
• la durée de vie du produit.

L’idéal étant de vous tourner vers des artisans locaux et proposant des produits originaux en circuit court.

5 – Sélectionner une animation éco responsable

L’animation événementielle est un formidable vecteur de sensibilisation aux enjeux de la protection environnementale par la communication.

Les prestataires s’adaptent constamment et font preuve de créativité pour proposer des animations éco responsables ludiques, originales et engageantes : 

• atelier de cuisine avec des surplus alimentaires pour valoriser vos déchets ;
• atelier d’upcycling à partir de bâches kakemono usagées ;
• quizz ou énigmes individuels ou en équipe sur le climat ;
• introduction à la permaculture en entreprise ;
• fresques collaboratives sur le climat, etc.

Ces types d’ateliers sont particulièrement adaptés aux séminaires professionnels ainsi qu’à l’organisation de teams building en présentiel, en visio ou hybrides.

Une animation responsable est idéale pour renforcer la dynamique de groupe de manière pédagogique et écologique lors de vos rassemblements.

6 – Optimiser le tri sélectif des déchets

Même si l’objectif de concevoir un événement « zéro déchet » semble difficile à atteindre, quelques gestes simples peuvent contribuer à limiter l’accumulation de vos déchets.

En installant des poubelles de tri sélectif visibles à plusieurs endroits : 

• les poubelles vertes pour collecter le verre ;
• les jaunes pour collecter le carton, le papier et le plastique ;
• les poubelles noires pour collecter tous les autres déchets.

Le prestataire événementiel que vous choisissez doit apposer des petits pictogrammes ludiques qui permettront aux invités de jeter leurs détritus dans le bon bac.

De même, la gestion de l’extérieur présente un grand intérêt écologique. De nombreux mégots de cigarette ou gobelets vides s’y retrouvent généralement avant d’être ensuite emportés par le vent. Pour y remédier, il est important d’installer des poubelles suffisamment présentes, accessibles et visibles.

Parallèlement, les déchets organiques pourront être mis au compostage ou acheminés vers une usine de méthanisation pour produire de l’énergie.

7 – Sensibiliser les invités à l’éco responsabilité événementielle

Un comportement soucieux de la qualité environnementale est avant tout un état d’esprit. Organiser un événement éco responsable permet de respecter vos valeurs et de sensibiliser vos invités à la démarche RSE dans laquelle vous, votre structure, vos collaborateurs ou encore votre groupe êtes engagés.

Votre mobilisation durable et le succès de votre manifestation constituent d’excellents moyens d’inciter vos participants à faire de même. Pour ce faire, n’hésitez pas à afficher quelques chiffres clés concernant le tri des déchets, le gaspillage alimentaire ou l’utilisation de l’eau dans les commodités.

De même, tenir à jour un journal d’entreprise, rédiger des newsletters impactantes et partager vos réussites environnementales sur les réseaux sociaux forment de très bons supports de communication post-événement. Vous mettez ainsi en avant vos actions durables et votre engagement tout en sensibilisant les lecteurs à cette philosophie.

Organiser un événement éco responsable pour la première fois demande indéniablement un effort de réflexion supplémentaire. Mais une fois ces nouveaux mécanismes acquis, les suivants vous sembleront finalement bien simples à élaborer.

Faites-vous accompagner par un prestataire événementiel soucieux de son impact écologique. Situés à Paris Bercy, Les Salons de l’Aveyron mettent tout en œuvre pour créer un moment unique et à votre image. Nos services événementiels sont clés en main, contactez notre équipe pour un accompagnement sur mesure.