Pourquoi et comment organiser une assemblée générale hybride ?

Qu’est-ce qu’une assemblée générale hybride ?

La participation des membres à une assemblée générale traditionnelle leur permet entre autres de :

• rencontrer le conseil d’administration ; 
• écouter son analyse sur le déroulement de l’année écoulée ; 
• appréhender les objectifs à venir tout en tenant compte des résultats obtenus sur l’année en cours de finalisation ;   
• leur demander des comptes en personne sur certains sujets précis ; 
• exprimer leurs attentes ainsi que leurs éventuelles inquiétudes. 

En France, les AG sont principalement réalisées physiquement alors que les 100 % virtuelles ayant intégralement lieu sur une plateforme en ligne deviennent de plus en plus populaires aux États-Unis. Les assemblées générales hybrides réunissent ces deux approches et permettent aux membres d’y contribuer en se rendant soit sur le site organisateur, soit par le biais d’une présence digitale. 

Cette solution se veut idéale pour assurer au plus grand nombre d’y participer, et maintenir ainsi une implication optimale des actionnaires tout en réduisant les inconvénients liés à une présence physique aux réunions.

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Une assemblée générale hybride est relativement semblable à une AG traditionnelle. En effet, l’enregistrement authentifié, les questions et réponses ainsi que les votes sont toujours de rigueur.

Ce qui change : 

• un guichet d’émargement laisse place à un écran de connexion. Les utilisateurs y saisissent leurs identifiants uniques ;
• un champ de saisie de texte remplace le micro distribué par les hôtesses lors des séances de questions et réponses ;
• des cases à cocher cliquables se substituent aux boîtiers de vote.

En présentiel et digital, tous les participants profitent donc pleinement de ce conseil d’administration !

Pour une expérience réussie et attrayante, Les Salons de l’Aveyron vous proposent une qualité de retransmission et sonore maximale, qui permettra aux membres de suivre les débats sans aucunes coupures ou images saccadées.

Ce format séduira d’autant plus les Millennials (personnes devenues adultes aux environs de l’an 2000) ; une génération de consommateurs hyper connectés et férus d’options numériques pour toutes leurs activités.

Une technologie simple pour une assemblée générale hybride moderne réussie

Tenir une assemblée générale hybride au moyen d’une haute technologie pensée pour ce type d’évènement, permet à tous les actionnaires d’y assister où qu’ils se trouvent. Pour des raisons d’emplois du temps, de coûts et de restrictions, certains investisseurs institutionnels ne peuvent prendre part à un nombre important d’AG.

Les dernières technologies de pointe utilisées par les Salons de l’Aveyron permettent à votre entreprise d’être perçue comme moderne, dynamique et sachant s’adapter à toutes les situations ; de quoi donner envie aux actionnaires d’investir dans une société novatrice !

De plus, lors d’une assemblée générale hybride, les participants soumettent leurs questions, leurs réponses, leurs opinions et leurs préoccupations de manière anonyme (ou non). De votre côté en tant qu’organisateur, vous restez libre de modérer ces interventions pour mieux préparer vos réponses et assurer un débat de qualité aux membres.

La mise en œuvre d’un évènement digitalisé nécessite d’instaurer un climat de confiance et de la transparence entre les actionnaires et la Direction. La sécurité et l’assurance de la prise en compte des votes est également garantie.

La solution Connect-TV que nous vous proposons vous permet de fournir l’information en direct sur l’écran et instantanément, tel que cela serait le cas lors des interactions physiques au moment d’une réunion traditionnelle. 

Un émargement digital grâce au boitier de vote électronique 

Lorsqu’une assemblée générale est organisée au format hybride, la sécurisation de l’émargement digital est une nécessité pour les tous participants. En effet, et même en temps de crise, les associés ou actionnaires doivent pouvoir voter pour prendre des décisions fondamentales à la vie de l’entreprise. 

À l’issue d’un vote électronique survenu lors d’une assemblée générale (AG), d’une AGE ou d’une AGO, un procès-verbal de fin de séance reprenant les résolutions adoptées devra être produit de la même manière que lors d’une AG traditionnelle ; celui-ci à l’avantage de se générer automatiquement en cas de vote digitalisé. 

Pour ce faire, de nombreuses solutions d’émargement par correspondance et sécurisées existent et permettent d’être efficace tout en gagnant un temps précieux (calcul du quorum et des majorités automatisé).

Ainsi, chaque participant recevra tout simplement un boîtier de vote pour AG permettant d’obtenir une preuve nominative de leur participation (le vote en mode secret pourra également être activé en cas de questions nécessitant l’anonymat). 

Un format de rencontre efficace et sécurisé pour les participants

Le conseil d’administration et la présidence qui organisent leur assemblée générale hybride sont accompagnés par notre équipe tout au long des préparatifs et du déroulement de celle-ci. Côtés membres et actionnaires, leur participation est aussi simple que lorsqu’ils accèdent à une page web de leur choix ou à une application sur mobile et tablette ; vos actionnaires et membres trouveront cela intuitif et clair.

Pour assurer une parfaite fluidité des débats, les participants peuvent communiquer par saisie de texte permettant ainsi de limiter les échanges intempestifs et perturbateurs. Certaines personnes plus introverties pourront aussi exprimer leur opinion plus librement.

Ce format de bilan annuel est une solution complète, à adopter pour conserver une gouvernance d’entreprise nécessaire au bon maintien de votre activité, à son développement et donc à la réussite de vos objectifs.

L’ensemble des équipes Les Salons de l’Aveyron assurent les mesures de sécurité COVID-19 à appliquer aux membres présents physiquement, et notre réseau relié à la fibre est totalement sécurisé.

Vous l’aurez certainement compris, organiser une assemblée générale hybride est une solution fiable, efficace et complète pour tenir vos obligations institutionnelles, et ce, quelle que soit l’évolution de la crise sanitaire que nous traversons. Maintenir l’engagement de vos actionnaires est un cycle continu qu’il est fondamental de préserver.

Situés en plein cœur de Paris, nous vous accompagnons tout au long de votre projet. Contactez-nous, nous mettons notre expertise au service de la réussite de votre assemblée générale, et bien plus encore.